Gudegave for kontroll-freak: et mini-gjennomgang av den innebygde personlig produktivitet tracker Office365
Av Teknologi / / December 19, 2019
Lydia Gudkov
Development Manager Office365, Softline virksomhet. Fan trådene personlig produktivitet. Erfarne reisende og ekspert på Asia. Han elsker hestesport og raske biler.
Utviklerne av smarte klokker og fitness armbånd lukket problem med å beregne resultatene av idrett trening, og Microsoft er, det virker, kommer til å gjøre det samme for kontorarbeid. I sin sky produktet Office365 dukket modul som samvittighetsfullt samler inn data om brukerens personlige produktivitet og definerer aktivnosti- "dummies", som kan bli neglisjert.
Vi snakker om en programvaremodul Delve Analytics, som nylig har blitt inkludert i Office365 og er tilgjengelig på den funksjonelle rate plan E5. Dette produktet oppstart Delve, kjøpte Microsoft for noen år siden. Statusen for en uavhengig Delve Produktet er ikke mye forskjellig fra andre trackere tid. Men etter integrasjonen med skyen Office365 pakken han lærte å samle informasjon om brukerens aktivitet, analysere den og gi analyseresultatene i en visuell form.
For de som jobber mye med kontorapplikasjoner, Delve Analytics (et nytt navn - MyAnalytics) oppfyller samme rolle som fitness armbånd for å praktisere sport. Det hjelper å forstå, i hva slags "øvelser" (les - arbeidsoppgaver) du er ganske produktiv, og hvor effektiviteten er dårlig. Vi valgte fem grunnleggende funksjoner MyAnalytics, som i daglig bruk vil bidra til å arbeide mer produktivt, og - aller viktigst - ikke gjør for mye.
post
Kontorpersonell fra 60 til 80% av arbeidstiden i håndteringen av elektronisk post. Analysere denne prosessen, MyAnalytics skjermer de to hoved beregninger: tidsbruk på jobben med innlegget, og hastigheten som kommunikasjon via e-post.
I tillegg til forholdet mellom leste og uleste meldinger (hilsener til alle vinnere av tom innboks), en programvaremodul anser omtrentlig tid at du brukte lese og sende e-post basert på gjennomsnittsverdien av meldingen: for hver sendte meldingen gitt 5 minutter på hver lese - 2.5 minutter. Driftstid med e-post sto for alle enheter, inkludert bærbare datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner. Dette er en stor bonus som du trenger til å takke flere plattformer Office365.
Det mest interessante. MyAnalytics kan overvåke e-disiplin respondentene. På den ene siden, viser det hvor mye av de elektroniske meldinger sendt av deg, har blitt lest av adressaten. På den andre - det gir en indikasjon på hvor raskt mottakerne svare på disse meldingene. Hvis du er en leder for kommunikasjon og effektiviteten av e-post, avhenger av produktiviteten i teamet, denne funksjonen i det minste som en ekstra.
møter
På muligheten for ulike møter skrevet en rekke bøker, og fortsatt på "møter" det er noen konsensus. Alle bestemmer for seg selv. Imidlertid kan tracker ytelse, og deretter gi mat for tanken. Han sa den totale tiden brukt på møtene.
Det mest interessante. Denne funksjonen er i stand til å vurdere tidsbruk av brukeren i multitasking modus. For eksempel, under møtet, du aktivt svare på e-post - selv fra din datamaskin, selv fra din smarttelefon. MyAnalytics registrerer dette faktum, og gjenspeiler det i rapporten. Dersom andelen av slike multi-tasking møter i din tidsplan for møter er betydelig, det er verdt å vurdere, er det viktig disse møtene hvor du finner tid til å skrive e-post?
produktiv tid
Nyttig tid - det er slik en motstander av tid brukt på møter. Det er bemerkelsesverdig at post aktivitet også er relatert til den ønskede tid, som for så mange hoder av deres arbeid er korrekt og klar formulering av underliggende oppgaver. Og ofte dette brevet krever en ganske dyp studie. Noen ganger to timer er ikke nok.
Det mest interessante. MyAnalytics skaperne mener at verdifull tid - to eller flere timer mellom møtene, er brukeren forpliktet gjennomføring plikter. At produktiviteten ikke lider, er det fornuftig å holde dette i tankene når du planlegger workshops.
samarbeid
En annen nyttig delen er viet til problemet vnutrikomandnogo interaksjon. Tracker basert på historiske data danner en gruppe ansatte med hvem du tilbringer mye tid i møter, driver aktiv korrespondanse og bokstaver som reagerer raskt.
For eksempel, ser på MyAnalytics, ser du at i dine vanlige kontakter - folk fra en enhet, men forskjellige posisjoner. Og med dem du er i korrespondanse, brev og temaer ofte krysser hverandre. I en typisk e-postklient som trenden ikke alltid klarer å skjelne. Å ha disponerer slik statistikk, er brukeren minst gjennomtenkt, hvordan gjøre kommunikasjon med kolleger ikke så massiv, men samtidig effektiv.
Det mest interessante. Hvis du er en leder, en funksjon av analyse av felles arbeid vil bidra til å forstå om tilstrekkelig kommunikasjon med dine underordnede. Ofte hjelper denne kunnskapen til å unngå tap ansatteSom tror at hodet (dvs. deg) ikke betaler dem, og resultatene av deres arbeid nok oppmerksomhet.
etter timer
Som navnet antyder, hjelper denne delen MyAnalytics funksjonalitet for å forstå hvordan strekke arbeidstiden tøysete "øyeblikk" distraksjon til tjenesten virksomhet. For eksempel når du sjekke jobb-e-post på vei ut av kontoret i en taxi umiddelbart etter å ha våknet opp, eller bare over helgen for å være sikker på at det ikke er "ild" der.
Det mest interessante. På grunn av overtid perfekt fastsetter funksjon innstilling mål, som også er implementert i MyAnalytics. Hvis du ønsker å finne en balanse mellom jobb og privatliv, sette mål for antall timer med utenom gang på en uke. Mål kan settes til ett av fem områder MyAnalytics overvåking. Men etter vår mening er det unødvendig å begrense timer og er den viktigste verdien av denne tracker for brukeren - lære å emballasje aktivitet arbeidstid rammeverk og å respektere den tiden av kolleger som kanskje ikke alltid være praktisk å lese brevene og tenke på oppgaver utenfor skolen tid.
i stedet for en konklusjon
Som du kan se, MyAnalytics laget ikke nederlag sommel. Tvert imot, er det rettet mot et tilstrekkelig motiverte personer som er i stand til å fungere, men det vil ikke hindre vet om noen områder av arbeid med kontorapplikasjoner, kan du presse noen mer personlig interesse effektivitet.