Hva er en planlegging feil, og hvordan man skal vurdere timingen

Hva er et planleggingsfeil

I løpet av de siste tre årene har jeg malt fem rom hjemme. Jeg begynner med soverommet, og det var planlagt at kjøring med henne for en uke. Men den siste finpussen gjøres bare etter en måned.

Tenk, flytte til andre rom, har jeg gitt til hennes maleri av en måned? Og her og der. Jeg var sikker på når allerede fylt sin hånd, da, bare for å avslutte helgen, maksimum - til den neste. Men jeg har en måned igjen på nytt. Som i hver av alle de andre rommene. Med unntak av kjøkkenet - på henne det tok enda mer tid.

Hver gang, klar til å male et annet rom, jeg ventet på en uke eller to vil alt være klart. Erfaring fortalte meg at jeg ikke skulle klare på mindre enn en måned. Men å gi opp tillit i det faktum at mye i denne tiden det vil definitivt gå raskere, det var vanskelig.

I denne arrogant, fordi vi undervurderer behovet for oss å løse problemer av tid, har et navn: planlegging feil. Dette konseptet er i slutten av 70-tallet inngikk

Intuitivt Tips: Skjevheter og korrigerende prosedyrer psykologer Daniel Kahneman og Amos Tversky.

Forskere forklarte at når planlegging folk ofte ignorere deres tidligere erfaring. I mitt tilfelle var det det faktum at rommet male hver gang jeg trengte en hel måned. Vanligvis fokuserer vi bare på oppgaven: det er et lite rom, derfor er nødt til å male det for lenge.

Daniel Kahneman forteller i detalj om dette i bok "Tenk sakte... Bestem deg raskt." Han hevder at feilene i planleggingen er vanligvis forbundet med to ting:

1. Vi ser ikke hvor mye tid det tok å utføre lignende oppgaver i det siste.
2. Vi forutsetter at ikke bli møtt med vanskeligheter, noe som vil føre til forsinkelser.

Hva som forårsaker en feil estimat av tiden

i henhold tilSuksess i Disruptive Times Project Management Institute, er bare litt mer enn halvparten av alle prosjekter gjennomført etter planen.

Men én ting - å undervurdere hvor mye tid som du trenger for å male rommet (det bare tar deg en liten bit av inntrufne). Det er noe helt annet - for å gjøre samme feil i vurderingen av arbeidsoppgaver og prosjekter. Her kan konsekvensene bli mye mer alvorlig.

I beste fall vil dette føre til at du eller laget ditt må jobbe overtid. I verste fall - av manglende budsjett, liten fortjeneste, sjefer og kunder misnøye.

Hvordan å vurdere problemet på riktig måte

Du må stoppe planlegging, tillitsfulle intuisjon alene. Det er bedre å bruke spesialutstyr.

1. Bygger på tidligere erfaring

Psykologer anbefaler at Kahneman og TverskyIntuitivt Tips: Skjevheter og korrigerende prosedyrerFør arbeidet ikke bare skal vurdere hva som må gjøres, og mer, og for å anslå hvor mye tid er vanligvis brukt på disse oppgavene.

For eksempel må du opprette en ny funksjon for mobile applikasjoner - Finn ut hvor mye tid å bruke på laget ditt har et lignende problem. Ønsker du å skrive et blogginnlegg lengde 4000 ord - få data om hvor mange timer eller dager du tok sist.

Hvis du jobber alene, den enkleste måten å samle inn denne informasjonen - bruk søknad å spore tid. Bruk den med ulike typer oppgaver, og deretter bruke ferdiglagde rapporter.

For aktiviteter i klubben nyttig prosjektledelse programvare. De fleste av dem bruker flere metoder for innsamling av data, for eksempel regnskap for faktisk bruk og bygging av et Gantt-diagram.

2. Be den andre til å vurdere problemet

I 1994, tidsskriftet til American Psychological Association 'Personality and Social Psychology, "publisert resultateneUtforske «Planlegging feilslutning»: Hvorfor folk undervurderer sin oppgave Fullføring Times fem studier utført av Roger Bühler, Dale Griffin og Michael Ross.

De bekreftet at folk ofte gjør feil i planlegging beskrevet av Kahneman og Tversky. Men jeg fant noe annet: vi ofte feilvurderer kostnadene ved sine egne problemer, men det kan være fint å forutsi hvor lang tid det tar noen andre.

Forskere ba deltakerne til å foreslå hvor lang tid det tar å utføre en bestemt oppgave til en annen person. Når du svarer på de oftere avhengig av tidligere erfaringer. Og selv når det ikke var deres anslag var mye mer rasjonell enn konklusjonene fra de som måtte utføre oppgaven.

Dette er fordi vi vanligvis er veldig optimistisk holdning til sine evner. Og mye mer objektiv når det kommer til noen andre. Så i stedet for å prøve å vurdere problemet på egen hånd, kan du be en venn eller kollega til å gjøre det for deg.

3. Gjør et datointervall, og vurdere muligheten for forsinkelser

Det er velkjent velkjente - ting som vi vet at vi kjenner dem. Det er også kjent ukjente - ting som vi vet at de ikke vet. Men det er fortsatt ukjent, ukjent - dette er ting som vi ikke vet vi ikke kjenner dem.

Donald Rumsfeld, amerikansk politiker

På dette sitatet ofte sitert i prosjektledelse. For å tillate ukjente ukjente nevnt av Rumsfeld, ledere bruker den såkalte kjegle av usikkerhet. Den er utformet for å avbilde et område av gangen, noe som kan kreve oppgave.

Når du begynner å arbeide på prosjektet, er du litt mer om det du vet. Derfor den faktiske tiden som kreves for å fullføre den, kan variere sterkt med prognosen. Tror du at arbeidet vil ta to dager, og kan faktisk trenger åtte. Eller bare noen få timer.

Men i løpet av denne prosessen Rekkevidden reduseres. Men å si nøyaktig hvor mye tid du trenger, vil du kunne bare på slutten - da prosjektet avsluttet.

Og likevel, kjeglen usikkerhet gjør at vi kan gi et mer nøyaktig anslag. Hvis du vet litt om det kommende prosjektet, dele beregnet tid arbeidet for fire for å finne den nedre grensen av området, og multipliser med samme beløp for å bestemme den øvre grensen. Som vil ha, for eksempel fra 1 til 16 dager.

Hvis et så stort utvalg ikke passer deg, bruke kontoen bare den øvre grensen - så, formodentlig, vil arbeidet ta 16 dager. Dette er ikke det nøyaktige antallet, men mest sannsynlig er det nærmere virkeligheten enn det opprinnelige anslaget.

4. Sats oppgave å tre poeng

Denne metoden vil være mer objektiv. For hver oppgave, må du vurdere:

• det beste scenariet;
• worst-case scenario;
• den mest sannsynlige scenario.

Det første tallet er sannsynlig å falle sammen med den opprinnelige anslaget. Vurdering av den mest sannsynlige scenariet kan være basert på empiriske data som du har. Men i vurderingen av verste behov for å vurdere hvor mye tid det ville ta hvis ting går galt.

Å ha tre tall, beregne en gjennomsnittsverdi. For eksempel, hvis det beste scenario - i tre dager, de sannsynlige - fem dager, og det verste - ni, bare legge 3 + 5 + 9 = 17. Deretter dele det tallet med tre. Det viser seg i gjennomsnitt 5,67 dager - dette er din prognose for den nødvendige tid.

5. Beregn feil koeffisienten

Steve Pavlina forfatter bøker "I løpet av personlig utvikling for smarte folk" anbefaler telle frekvensen hvor mye du tar feil i planleggingen. I fremtiden vil dette nummeret brukes til alle dine oppgaver.

Vurdere tid i flere tilfellerAt du må utføre i nær fremtid. Spill dine forutsetninger. Etter endt arbeid, notat hvor mye du har brukt totalt.

Legg opp hele planlagt tid sammen. Gjør det samme med den faktiske. Nå er alt den faktiske tiden er delt inn i en innledende vurdering - du får den rette balansen.

For eksempel har du beregnet at for å utføre flere oppgaver krever 12 timer. Men til slutt brukte vi 15. feilforhold: 15/12 = 1,25. Dette betyr at oppgaven tok deg 25% mer tid enn du har planlagt.

Nå alltid formere sin innledende vurdering på den resulterende feilrate - og de vil være mer nøyaktig.

6. Evaluere den mest uproduktiv tid på dagen

Amerikansk analytiker og forfatter av virksomheten litteratur Daniel Pink i sin bok "Taymhaking. Som vitenskap hjelper oss til å gjøre alt i tide, "han stupte inn i forskning på vår chronotype - interne klokke.

Han studerte hvordan de påvirker vårt velbefinnende hele dagen. Og jeg fant ut at chronotype ikke bare kontrollere vår fysisk og mental aktivitet, og mer og bestemme hvilken tid på døgnet vi er mest kreativ når og har en tendens til de positive og negative tanker.

Pink viser til en studieDagaktive og sesonger Mood Vary med arbeid, søvn og Daylength på tvers av ulike kulturer Scott Golder og Michael Macy, som analyserte stemningen i folket på Twitter-meldinger. De fant at brukeren vanligvis stillinger malopozitivny nettopp i nedgangsperioder produktivitet.

For folk flest, kommer denne nedgangen i midten av dagen, rett etter lunsj. Ifølge Golder og Macys usannsynlig at på dette tidspunktet vil du ha godt humør. At dette kan hjelpe deg å unngå overdreven selvtillit og optimisme, og til slutt - for å planlegge mer effektivt.

Det vesentlige av den sistnevnte metode - å vurdere problemet, mens produktiviteten tilbakegang. Det handler om seks timer etter oppvåkning. Men du kan bare vente til nok sans for spredning og tretthet.

Utfallet av sjekk at du er nærmere virkeligheten, planlegger sin tid på denne måten.

---

Veldig forståelse av planlegging feil vil hjelpe deg å vurdere problemet ordentlig. Kanskje du ikke får til å kontrollere deres tendens til å overvurdere sine egne evner. Men hvis du er klar over effekten av overdreven optimisme, og prøve å redusere denne effekten, vil det bli mye bedre styre tiden din.

Layfhaker kan motta provisjon fra kjøp av varer som presenteres i publikasjonen.