Rutinemessig - et friskt blikk på å håndtere oppgaver
Produktivitet / / December 23, 2019
Fra forfatteren:
En av våre faste lesere, James Zhukovsky, utviklet sin egen oppgave styringssystem og prioriteringer som heter "rutine". For en tid siden, da jeg snakket om min oppgave management system, tilbød Jacob til å lese den bok og diskutere den foreslåtte metodikken. Jeg lovet som vil gjøre det, og, selvfølgelig, lover. Vi snakket med Jacob og bestemte seg for å dele med de etablerte metodikk Lifehacker lesere. Umiddelbart uttrykte sin mening - teknikken er interessant, det er mange rasjonelle korn, selv om problemene nok. Men hvor de ikke eksisterer? Alle som er interessert i administrasjonsoppgaver - vil anbefale å bli kjent. Jakobs brev jeg også likte. Dette er ikke en profesjonell publisering. Det er bare historien om opprettelse og bruk utviklet av Yakov system. Boken er ikke stor, så jeg anbefaler å tildele henne en time å lese. Så - et friskt perspektiv på styring oppgaver. System "rutine".
Hvem kan ha nytte av dette systemet?
- For alle som gjør lister.
- Alle som opplever en prioritert sak.
Hvordan gjorde dette systemet?
Jeg innså at jeg trengte et system som kunne bidra til å effektivisere den endeløse strømmen av saker og prosjekter, og skal være:
- enkelt nok
- fleksibel nok
- Det krever ikke mye innsats
- Bidrar til raskt å prioritere
For dette var det nødvendig å re-lese en masse bøker om tid ledelse. I dem fant jeg forståelig, klart svar på spørsmålet "hvordan å sette våre prioriteringer?". Men basert på ideen, som gradvis utviklet seg til en metode jeg ble født på informasjon mottatt. Metodikken jeg kaller "rutine"
Når jeg la merke til et stykke papir, med en plan for uken. Leaf ble omringet av flere kolonner. Den første kolonne ─ krisesituasjonerI den andre ─ rutineI tredje ─ tidig rutine og i den fjerde ─ ideer. Senere lagt til listen annen del ─ mål.
Jeg begynte å tenke på hvorfor jeg var slik retning? Og jeg skjønte - så jeg kan gjøre en rask gjennomgang av planene. Jeg var i stand til å se klart hva det er nødvendig å engasjere seg i og som virkelig er nødvendig. Da gikk det opp for meg. Tross alt, er det de samme prioriteringene!
Hva er rutine
Tenker rutinen, innså jeg at som regel oppgaver har sin egen tidsramme, noe som betyr at de kan utvikle seg til et problem. Det ble klart at det er viktig å ha en liste over kommende prosjekterFor å sette sin tid i rutineprosjekter og dermed hindre dem fra å komme i problemer.
Litt å endre navnet, fikk jeg følgende deler:
- Problemer.
- Rutine. (Listen over prosjekter og oppgaver)
- De kommende prosjekter.
- Målsettinger.
- Ideer.
Jeg begynte å tenke på tidsrammen av disse delene. For eksempel, hvis det er et problem, hvor mye tid vil bli brukt på den, så snart jeg har til å fullføre en oppgave eller et prosjekt? Så på følgende tidsramme:
- ─ Problemet er at supersrochno trenger å gjøre i dag, akkurat nå. I et ekstremt tilfelle, i morgen.
- ─ rutine som må gjøres i dag eller i morgen, generelt, denne uken.
- De kommende prosjekter ─ serien kan være svært bredt. Men som regel, noe som vil skje denne eller neste måned.
- Mål kan være i år eller generelt kan ikke være.
- Ideer kan eller ikke kan være i det hele tatt.
For eksempel får du en regning på strømutgiftene. Har du en måned før du kommer "rød" regningen. Så, mens du kan sette den på listen tilnærmet prosjekter. Etter et par uker vil du trenger å flytte det til listen prosjekter. Men hvis du ikke gjør dette i tide, vil poengsummen din få strøm i listen problemer.
Tidsrammen kan alltid endres av deg selv, det er for noen å identifisere problemet kan variere fra en time til en uke. Alt vil avhenge av tempoet og intensiteten i livet, så vel som på bestemte situasjoner.
Dermed hendelsene i kalenderen, kommende prosjekter, en liste over prosjekter og en liste over alle problemene dette er en rutine!
Det er alt som krever handling nå eller i nær fremtid, og i tilfelle av mislighold medfører negative konsekvenser. For eksempel, du ignorerte regningen for elektrisitet, og deretter må du betale sin bot +, i beste fall. Og hvis du slår av strømmen?
konklusjoner:
- rutinemessige prosjekter Dette er prosjekter som har en negativ innvirkning dersom de ikke utfører.
- Ideer og mål, som regel, ikke fører til negative konsekvenser, og på dette, er ikke en del av rutinen.
For eksempel - du kom opp med ideen om å betale regningen for elektrisitet over Internett. Men etter lange timer ved datamaskinen, du begynner å innse at det ikke er mulig å gjøre. Så du ikke har betalt regningen og tid tapt.
Det er derfor det er så viktig å lære å skille de ideer og mål av de rutinemessige oppgaver og prosjekter.
Sortere oppgaver og prosjekter
Figuren viser hvordan jeg sorterer innkommende. Normalt tar sortering meg 15 minutter. Noen ganger trenger jeg ikke passer inn i systemet i flere uker, og noen ganger jobber jeg med det hver dag. Vel bevandret inkludert hver dag, men ikke avgjørende - det viktigste at prosjektene ikke blir til et problem.
Alle delte mapper:
- kalender
- arkiv
- ideer
- mål
- kommende prosjekter
- prosjekter
- problemer
Det er sju områder hvor det er våre oppgaver og prosjekter. Jeg legger ikke "lege besøk" i prosjekter. Hvis jeg har en dato og tid, og for meg vil bare komme på den tiden at denne hendelsen jeg bare zanoshu kalenderen.
Så har vi to-do lister: problemer, prosjekter, nærmer segprosjekter + Kalender, er dette din rutine. Skill deg ut lister ideer og målLa oss se på hvorfor?
Arbeide med lister ideer og mål
Hvordan kan jeg identifisere at foran meg gjør idé eller mål? Jeg bare spør meg selv: "Hva om jeg ikke gjør det, aldri?" Og hvis svaret er "Ingenting," jeg trygt sende denne oppgaven til liste ideer.
Det hjelper:
- Ikke last ned oppgavelister
- Ikke legg hjernen din
Nå ser på bildet med ideer og mål
Ideen kan vokse inn målOg tar sikte på å komme inn lister over prosjekter. Hvordan det fungerer og hva den trenger?
Ideen Mål
Til ideen traff målene er svært viktig å forstå deres verdier og prinsipper.
Vi trenger å forstå hvorfor du trenger det. Så du må spørre deg selv så mange spørsmål som mulig. Disse kan være spørsmål om en slik plan som:
- Kan dette påvirke positivt på min daglige rutine?
- Kan det gjøre meg mer fri?
- Kan det gjøre meg lykkeligere?
- Kan det som noe å berike livet mitt? (Åndelig, fysisk, økonomisk)
Hvis du svarer deg selv, hvorfor du trenger det, og det vil være en veldig nyttig ide, så kan du flytte den til målmappen.
Mål Prosjekter
Folder målene jeg består av flere undermapper. Den første mappen er det nye målet, så målet i måneden, så det området av livet og deretter henrettet mål. Det ser ut som dette:
Først må jeg se min nye mål som refererer til området. Etter mitt nye mål kom på listen, si "arbeid", kan det ligge der, i hvert fall frem til begynnelsen av neste måned. Så snart den nye månen kommer jeg skal bestemme hva mine lister ( "arbeid", "hjem", "familie") Jeg ønsker å flytte til listen målet i måneden.
La oss si at du har dannet en ny liste målet i måneden. Veldig bra, men det er et viktig skritt for å sette oppgaven på listen i listen over prosjekter. Du må prøve å forstå hvordan du kan få det du ønsker. Så langt det er praktisk mulig. Anta at du har besluttet å kjøpe en tredemølle. Før du setter denne oppgaven i prosjektet, sørg for at de er på salg, har du et sted å sette det er at du vet hvor du skal selge den, hvor mye det koster, og du har penger. Hvis du ikke svarer på disse spørsmålene, så målet ditt vil være i lang tid lå i prosjektlisten og ikke flytte. Hvis du svarer på disse spørsmålene, kan du sette denne oppgaven (prosjektet) liste over prosjekter og er lett å bestemme den første trinn i prosjektet.
med en rutine stillingsannonser
alle bare her. En gang i uken, kan du kort kjøre gjennom kommende prosjekter. Du må forstå når det er tid for noen oppgaver for å flytte til listen over prosjekter.
Listen over problemer er det viktigste, hvis det er noe der, så må du bestemme akkurat nå \ i dag er faktisk din prioritet №2 (prioritet er №1 din kalender). Ikke vær redd, i listen over problemer er ikke så mye og ofte vil få problemer. Det gjenstår en liste over prosjekter. I består av to mapper. Innkommende prosjekter og aktive prosjekter. I innkommende prosjekter definerer jeg den første trinn av prosjektet, for eksempel ringe banken. Og da jeg satte den til det aktive prosjektet. Det er alt.
Jeg vil ikke i detalj her for å male, som hjelper meg til å utføre selv oppgaver og prosjekter, men du kan gå til min side og fri download bok.
Soft
Jeg bruker Evernote for å opprettholde systemet. Hvorfor dette valget? Dette er av to grunner.
First. Jeg gikk gjennom en rekke ulike oppgaver ledere. Det ble klart at systemet må være enkelt nok til at hun kunne bruke uten en datamaskin. Evernote - det er bare en bærbar PC, som jeg var helt fornøyd.
Sekund. Jeg innså at for å utføre visse oppgaver og prosjekter, trenger jeg ikke så mye todo grensesnitt med mulighet til å sette et kryss, men evnen til å skrive og legge til informasjon i hvert enkelt prosjekt. Det er - for å søke svar på spørsmålet "hvordan" og "hvorfor". Og tenk hva som er det første skrittet. I tillegg, som en regel, nesten alle oppgaver og prosjekter er fylt med prosjektet materialer som er perfekt assimilert Evernote.
sammendrag
Så, hva har vi? Dette systemet gjør at du raskt analysere innkommende. Det er ikke nødvendig å skli på listen over prosjekter, siden det er klart og tydelig at det er ideer og mål som ikke er en del av din daglige rutine. Tror ikke at vi overser ideer og mål. Tvert imot - systemet kan oppnå flere mål, fordi det er en konsentrasjon på å bringe ideer og mål til staten av deres faktiske ytelse.
konklusjon
Ingen system, inkludert mine, dette er ikke et universalmiddel for alle problemer. Det er ingen hemmelig nøkkel.
TM er bare et speilbilde av din karakter. Dyrk en karakter og verdsetter din tid.