10 tips som hjelper deg å jobbe effektivt hjemmefra
Hans Arbeid / / January 07, 2021
1. Lag et enkelt arbeidsområde for alle ansatte
Ikke gi dette videre til underordnede, ellers vil etablerte prosesser bli til kaos når ansatte ikke ser hverandres arbeid og ikke forstår hvem som er ansvarlig for hva. Som et resultat hemmes elementære oppgaver, arbeidere mister engasjement, og arbeidseffektivitet har en tendens til null.
Her er et minimalt sett med verktøy som du kan finne nyttige:
- Oppgavebehandling. Det er praktisk å sette oppgaver med det, overvåke arbeidsmengden til avdelingene og hver ansatt.
- Generell kalender. Det vil hjelpe deg med å holde en tidsplan for ferier og fridager, og også planlegge viktige hendelser som telefonsamtaler med klienter eller kolleger, slik at du ikke trenger å minne påminnelsesdeltakerne personlig om dem.
- En budbringer for å løse presserende problemer. Du kan opprette en generell chat for hele selskapet og mindre chatterom for individuelle team og prosjekter.
- Cloud datalager og dokumentløsninger. De vil være nyttige for samarbeid under samtaler, og det er lettere å dele en lenke enn å sende dokumenter og tunge filer via post eller i en messenger.
Denne tjenesten vil hjelpe deg med å organisere et enkelt informasjonsrom for hele teamet ditt. Bitrix24 er et slags bedrifts sosialt nettverk der du kan opprette grupper, skrive innlegg og legge ut bedriftsnyheter. Lag en bedriftsside, inviter alle ansatte dit, og jobb akkurat som på kontoret, bare hjemmefra. Sett oppgaver og hold oversikt over fremdriften, åpne en generell prat for selskapet, hold planleggingsmøter og videokonferanser, planlegg møter i kalenderen. Det er en delt stasjon for lagring av viktige dokumenter, og CRM vil hjelpe deg med å holde kontroll over kundeinteraksjoner.
Prøv det gratis
2. Hold kontakten med de som jobber hjemmefra
Fjernarbeid er ikke en grunn til å glemme disiplin og bytte til en gratis tidsplan, når tid tildeles arbeidsaktiviteter i henhold til prinsippet "Jeg skal gjøre det, men da." Fortell de ansatte om det nye arbeidsformatet på generalforsamlingen og sett arbeidsdagens grenser: for eksempel, fra 9 til 18 timer, bør alle være i kontakt, og du må advare om fri minst et par dager.
Selv om dere alle jobber eksternt, er dere fremdeles ett team. Del bedriftsnyheter, fortell regelmessig (minst en gang i uken) om fullførte oppgaver og nye planer, og feire avdelingens suksess. Til slutt, ikke glem å ønske de ansatte gratulerer med dagen. Dette vil bidra til å opprettholde lagånden, og underordnede vil ikke føle seg glemt og forlatt til sin skjebne.
3. Skriv inn reglene for chatting
Chatter er et praktisk verktøy, men de har sine ulemper. Den konstante meldingsstrømmen er like distraherende som naboene på kontoret, så det er fornuftig å skille mellom kommunikasjon og starte separate chatter for presserende spørsmål og alle slags samtaler, ikke aktuell. Og denne chatten kan maskeres med god samvittighet og leses på nytt etter endt arbeidsdag.
Ikke bruk chatter for å løse komplekse problemer når du trenger å få mening fra alle teammedlemmene. Ved utgangen vil du motta mange meldinger, men du kommer ikke til en eneste løsning som passer for alle. Det er bedre å avtale en samtale, og registrer det du endte med i chatten.
Og prøv å ikke lage unødvendig støy: ikke del en melding i et dusin i stil med “Hei. Her er det. Oppgaven er ny ”. Respekter andres tid og ikke tving samtalepartneren til å bli konstant distrahert av varsler.
4. Foreta regelmessige videosamtaler med teamet
For det første vil det være med på å holde fingeren på pulsen og omfordele arbeidsmengden hvis en ansatt kveles av oppgaver, og en annen lider av lediggang. For det andre er det et godt verktøy for å spore stemningen til underordnede: når alt kommer til alt, gir korte meldinger i chatter ikke formidling, og under en personlig samtale kan du finne ut hva som bekymrer hvem.
Ikke ring for show. Planlegg innholdet i hver samtale, gi beskjed til alle deltakerne på forhånd hva som skal diskuteres, og som et resultat, opprett en protokoll for møtet: hva de bestemte seg for, hvilke oppgaver de setter og hvem som er ansvarlig for gjennomføringen. Du trenger ikke ringe hver uke for å holde rede på hvordan selskapet har det. Ansatte kan bare kommunisere regelmessig med lederne sine, og de vil allerede rapportere til deg.
5. Tegn en klar arbeidsplan
Hver ansatt skal ha tilgang til all informasjonen som kan være nødvendig mens han jobber. Dette er spesielt viktig for nybegynnere: de må oppdateres, og tilpasning på et eksternt sted kan ta lengre tid enn med live kommunikasjon på kontoret. For å forhindre at en ny ansatt går seg vill i informasjonsflyten, kan du tildele ham en kurator som vil kunne svare på spørsmål om hvordan livet og arbeidet til selskapet fungerer.
Ideelt sett bør kunnskapsgrunnlaget for selskapets arbeid ordnes slik at selv om nøkkelmedarbeidere blir syke eller drar på ferie, går ikke prosessene i stå. Lag dokumenter som forklarer i detalj hva du skal gjøre i typiske arbeidssituasjoner, og gjør dem offentlig tilgjengelige.
6. Registrer alle oppgaver i oppgaver
Denne regelen skal brukes ikke bare under tvungen fjerning. Ikke stol på verbale avtaler: hvis det ikke er noen bestemt oppgave, blir det ikke noe resultat.
Her er enkle regler som oppgavene løses effektivt og i tide:
- Vær klar over oppgaven din. Ikke tving underordnede til å spille synske eller fiske ut tilleggsinformasjon med ord. Den ansatte må umiddelbart forstå hva som er ønsket av ham.
- Utnevne ansvarlige og eksekutører. Ellers er det en risiko for at underordnede endeløst vil kaste oppgaven oppå hverandre, og som et resultat vil ingen gjøre det.
- Sett tidsfrister. Oppgaven som må gjøres “en dag” vil sannsynligvis aldri fullføres.
- Svar på spørsmål og gi tilbakemelding. Å gjøre det vil bygge tillit til teamet ditt og øke sannsynligheten for at oppgaven blir vellykket.
7. Automatiser rutineprosesser
På kontoret er alt enkelt: Hvis du trenger å skrive en søknad om en ferie, går den ansatte til HR, tar en ferdig form, fyller den ut og gir den til signatur. I selvisolasjon blir vanlige spørsmål til et problem: en ansatt ønsker å ta fri, og den andre du må presse en faktura for betaling, du trenger en leders signatur, men det er ingen steder å ta den - ikke hjemme hos ham gå.
Det er bare en vei ut: å se etter måter å forlate papirene og overføre alt arbeid med viktige papirer til elektronisk form.
8. Lag et klart og gjennomsiktig kontrollsystem
Du kan bli overveldet av mistanke om at ansatte gjør noe hjemme, men ikke jobber. Selvfølgelig er kontroll nødvendig, men det er viktig å opprettholde sunn fornuft. Hvis du hele tiden trekker underordnede og spør hvordan det er med prosjektene deres, vil de ikke fungere raskere, men det vil stadig akkumuleres spenning, som før eller siden vil resultere i en konflikt.
Enig med avdelingslederne om at de hver morgen vil samle inn informasjon fra ansatte om gjeldende belastning, og om nødvendig overføre den til deg. Kontroller ikke prosessen, men resultatet. Dermed kan store prosjekter deles inn i flere trinn med et klart resultat og tidsbegrensning for å løse nye problemer når de kommer.
9. Overfør salgsavdelingen til CRM
CRM er et automatisert system for styring av kundeforhold. Enkelt sagt, dette er en spesiell programvare som registrerer alle kontakter med en klient fra første samtale til salg.
På et eksternt nettsted blir CRM en virkelig frelse for salgsavdelingen. Det lar deg minimere den menneskelige faktoren: ledere vil ikke sette seg fast i rutinemessige operasjoner, vil ikke glemme det individuelle kunder og vil alltid være klar over hvilket stadium hver transaksjon er i og hva den neste skal være steg. Og lederen kan spore ytelsen til hver spesialist og om nødvendig distribuere arbeidsmengden.
10. Kommuniser med kunder gjennom CRM
Situasjon: fasttelefonen forble på kontoret, men på en eller annen måte er det nødvendig å snakke med klienter. Og kontroller kommunikasjonen også - ellers vil det være vanskelig å forstå hvorfor en lovende avtale falt gjennom. CRM med innebygd telefoni vil hjelpe deg: det lar deg koble ikke bare talekommunikasjonskanaler, men også chatter på nettstedet og i messengers. Det er praktisk å svare på brev og meldinger direkte i CRM, og hele historien om interaksjon med klienten faller umiddelbart inn i kortet hans.
For å forhindre at ledere blir distrahert av rutine, tilordne noen oppgaver til roboter. De kan ringe eller skrive til klienten og avklare kontaktinformasjonen, velge en praktisk betalingsmåte eller samle inn tilbakemeldinger om kvaliteten på tjenesten, og deretter legge inn alle nødvendige data i CRM.
Begynn å jobbe med Bitrix24