Hvis e-post er overbelastet, er kanskje ikke problemet teknologi
Tips Produktivitet / / December 19, 2019
Det finnes et stort antall artikler om emnet av forbedring av ulike e-postsystemer. Men uansett, uansett hva vi gjør, fra tid til annen, begynner vi å tenke at c-post som ikke er riktig, at det noe er ikke nok å være produktiv - og vi igjen i dybden av innstillingene. Men Joshua Lyman (Josva Lyman), webutvikler, sier det ikke e-post fungerer ikke skikkelig, og oss selv.
Joshua foreslår å bruke i sitt arbeid med e-post i alle tre regler. De vil hjelpe deg å holde opp til dobbelt så mye, og arbeid med e-post vil ikke føre til negative følelser.
Slå av varslinger
Når skrivebordet vises hele tiden beskjed om at du har en ny melding, er det vanskelig å holde fra hverandre e-postklient. Hvorfor konfigurere en e-postklient for å sjekke e-post hvert 5. minutt? Situasjoner der du bør umiddelbart reagerer på brevet, er svært sjeldne, og vanligvis folk pre-samtale å si at brevet ble sendt. Alle andre meldinger ikke krever umiddelbar respons og kan vente en stund. Som en generell regel, hvis det er noe haster, normal folk samtale, men ikke skriv et brev og venter på svar.
Det samme gjelder og stadig åpne faner med posten. Jeg vedder på at du er bare tilbake for å sjekke for ingen grunn hvert 10. minutt. Og hvis du må monotont arbeid eller forbereder neste rapport, er intervallet redusert til 3-5 minutter (vel, ikke vaske krystall lysekrone).
Lag en muntlig avtale med kolleger
Uansett hvordan du organiserer arbeidet til sin e-postsystem, det viktigste i denne gjengen er fremdeles den menneskelige faktor. E-post regelmessig ply mellom adressene. Men å svare på disse meldingene mennesker, og hver har sin egen definisjon av at det haster. Noen anser passende tidsperiode for svar på brevet i 1-2 timer. Og hvem er han er fra 8 til 24 timer. Dvs. brevet ikke noe svar, ikke fordi postsystemet er ødelagt, men fordi noen mener det er lovlig å svare på det neste dag.
Og hvis med personlige meldinger, er alt mye lettere, må du diskutere med kolleger disse øyeblikkene. Hvis du vet at en kollega standard tid til å svare på brevet - 2 timer, og responsen som trengs i en time, er det bedre å ikke kaste bort tid og nerver og samtale. Eller, vurderer alle disse funksjonene, kan du sende e-post med spørsmål som ikke krever hurtig svar på forhånd.
Produktivitet vs. akselerasjon
David Levi (David Levy), en professor ved University of Washington, mener at i vårt samfunn blir ofte forvekslet med akselerasjon av produktivitet. Alt er gjort raskt, men ikke alltid bedre. Snarere enn å sitte ned og tenke godt, og deretter sende en kort, men informativ brev, vi kaster hverandre tekstmeldinger som stadig distrahere oss, og det bærer ikke helt riktig informasjon.
Det viser seg at det beløpet du bruker mer tid på å lese den korte, men meningsløse bokstaver enn en grundig.
Konstant forbedring av e-postsystemer - som er stor, men ikke glem at sjekke e-post og svarer ikke på brev av systemet, og folk. Så du bør lære å bruke teknologien på en slik måte å kommunisere mer effektivt med andre mennesker og arbeide mer produktivt.