Hvordan avgjør dere at brevet er for lang?

© bilde

Hvis du vil motta et brev med flere sider, ville du lest den? Lange brev, samt svært lang artikkel, er det svært vanskelig å lese og forstå. Dessuten er forfatteren så båret bort av den prosessen som til slutt å forstå hva han ønsket fra deg, blir det nesten umulig.

Hvorfor ikke skrive lange brev? Den første og mest åpenbare svaret - fordi ingen vil lese det!

Riktig bruk av e-post kan være et effektivt verktøy i utviklingen av din virksomhet. Skrive lange brev betyr ikke at du er mer produktiv. Ja du gjorde mye arbeid, men dette arbeidet ikke betyr absolutt ingenting. Nå alle prøver å redusere behandling av innkommende e-post og gjøre jobben så effektivt som mulig i løpet av kort tid. Derfor din langt brev - det er ikke bare bortkastet tid, men også en vilter sløsing med andre.

Jo kortere brevet ditt, jo bedre vil utføre sitt arbeid. Den bør inneholde bare konkrete spørsmål, eller svar. Skriv bare på fordelene og ikke noe mer. Hvis du fortsatt fullstappet med et ønske om å skrive et langt brev, kan det være bedre å utnevne denne personen møtes og diskutere alle aspekter av problemene du for en forretningslunsj?

Hvordan kan du vite at brevet har passert grensen? Her er 10 tegn som du kan finne ut hva du har betalt for mye oppmerksomhet.

1. Du vet ikke at prøver å si. Det er som om du ringte noen først, og ble spurt: "Hva skjedde?" Den naturlige svar: "Vel... Jeg vet ikke. Du kalte meg? "Hold brevet ditt er, inntil hodet ikke angir et klart spørsmål eller svar.

2. Du er komfortabel med emnet. Dette kan sammenlignes med en endeløs strøm av bevissthet i møtene, når folk ikke eier gjenstand for samtalen og dermed prøver å dekke opp sin uvitenhet. Eller når studenten begynner å store lengden å svare på spørsmålet om læreren, prøver å tjene minst tre. Samme med et langt brev. Hvis du ikke kan oppsummeres som hva du ønsker fra personen i den andre enden, så du ikke har nok kunnskap. Dette ofte kan observeres i store selskaper, der folk gir inntrykk av opptatt med å skrive en svært viktig og lange brev.

3. Forkorte standard signatur. Hvis brevet inneholder svaret i noen få ord, din signatur med alle detaljene (tittel, firma, hele listen over kontakter, favorittsitat, en logo, slagord av selskapet, etc.) på gulvet på siden vil se ut latterlig. Prøv å la hele brevet i stil med minimal.

4. Du skriver en bok. E-post - ikke bøker. Skulle det komme tilleggsinformasjon, fest den til punkt og prikke i form av separate filer. Hvis brevet kan være veldig lang, er det verdt å tenke på hva slags informasjon for å bedre identifisere og send inn en søknad.

5. Du spam. Slike situasjoner oppstår ofte i store selskaper, der de ansatte føler en slags behov sende hverandre lange brev, som inneholder en detaljert rapport om arbeidet med den permanente oppdateringer. Som et resultat, dag blir til en solid bekreftelse e-post med en strøm av meldinger i stil med "Jeg sendte et brev til kunden.", "Arrangere et møte." "Rapporten er over 30%." Og så videre.

6. Brevene usammenhengende. Det er ikke nødvendig å skrive en to-siders brev å stille bare ett spørsmål.

7. Du misbruke peresylaniem bokstaver. Stedet for å håndtere et brev, du bare klikke på "Send". Toga brev omdannes til et endeløst bånd, som er nesten umulig å komme til hovedpoenget.

8. Det bør ikke være å skrive. Ikke send brevet hva som er best diskutert på et møte eller på telefonen. Noen ganger e-post er ikke det riktige verktøyet for kommunikasjon. Hvis det tar mer enn et par linjer, til den beste personen diskutere saken eller ta en telefon.

9. Dette bør være en melding til antall stønadsmottakere mer enn én. For eksempel å skrive et brev til hodet og setter i mottakere av alle sine ansatte. Det ville virke, så han prøver å redusere tiden med å skrive og sende dette brevet til alle individuelt og dermed får jobben gjort effektivt. Men mest av alt, han hadde ikke engang forestille meg at det snart vil fylle opp et skred av reaksjoner i et brev så snart hans stab vil trykke på "Svar alle". Noen ganger er denne metoden ikke virkelig fungerer.

10. Du trenger ikke redigere dine bokstaver. Før du sender et brev, bør du lese den på nytt og redigere. I tillegg til grammatiske og stavefeil, må du redigere og dets betydning. Kanskje det tok et helt avsnitt, kan du sette inn et par linjer. Og en annen god tommelfingerregel: du bør re-lese brevet mange ganger, hvor mange mennesker du kommer til å sende den.

Og før du sender brevet, lese den og sørg for at det er kort og inneholder kun konkrete spørsmål. Den klarere meldingen din, jo større er sannsynligheten for at mottakeren vil forstå hva som kreves av ham, og vil svare deg så kort og rett på sak.